Normalmente los datos – igual si se trata de fotografías de las vacaciones o documentos – suelen ser insustituibles. Pero al contrario de las empresas, los usuarios normales de ordenadores no suelen asegurar sus datos, lo que puede tener consecuencias poco agradables. Nadie suele preocuparse demasiado pensando en la posible pérdida de datos y la necesidad de hacer una copia de seguridad como media preventiva – hasta el momento en el cual se ha perdido los datos por eliminación por descuido, un fallo del disco duro o por culpa de un virus. La pérdida de datos es muy común: El 66% de los usuarios de internet han sufrido ya alguna vez una seria y lamentable pérdida de datos.
Una vez ocurrido esto sin haberse preocupado con anterioridad de asegurar los datos, se puede lamentar la pérdida de datos, fotografías, direcciones, páginas de internet favoritas y documentos coleccionados durante años. En este momento no resulta ser ningún consuelo haberse preocupada de imprimir con laser las fotos favoritas y copias de los documentos más importantes para su posterior archivo un tanto chapado a la antigua. Aunque este método de imprimir es muy rápido y ya no se aplica sólo en la industria hoy en día.
Existen varias posibilidades de asegurar los datos. En caso de un aseguramiento completo siempre se considera todos los datos y que en caso de necesidad permite un acceso fácil y rápido a cada uno de los archivos. Pero esta forma de aseguramiento es lenta y requiere mucho volumen de memoria.
También es posible el aseguramiento tradicional de datos en un CD o DVD, sistema que resulta muy económico, pero que ofrece una capacidad de memoria más bien reducida además del riesgo de ya no ser legible dentro de algunos años.
Además, se puede guardar los datos a asegurar en discos duros externos, en otros ordenadores o hasta en el internet. Hay software para realizar una copia de seguridad que facilita al usuario el aseguramiento de datos.Windows 7 dispone de un programa de aseguramiento integrado, que automáticamente inicia su trabajo a horas predeterminadas.
Para usuarios particulares suele ser suficiente asegurar sus documentos creados: textos, imágenes y tablas.